降低成本
根據(jù)美國運(yùn)通一份針對北美地區(qū)的研究,每趟標(biāo)準(zhǔn)的國內(nèi)商務(wù)旅行(包括機(jī)票與旅館)費(fèi)用支出約為1080美元,國際商務(wù)旅行則高達(dá)2818美元。這還只是保守估計(jì)。調(diào)查中尚未計(jì)入難以量化的人事行政成本,以及長時(shí)間飛行可能產(chǎn)生的機(jī)會成本,這個(gè)變量恐怕大到令人難以想象。要排除這些有形、無形的變量與成本,解決方法就是「視頻會議」。透過高分辨率的視頻會議設(shè)備,即使與會成員分處各地,也能有彷佛身歷其境的真實(shí)感受,達(dá)到面對面開會的效果。
節(jié)省差旅時(shí)間
出席國際會議成本有多昂貴,試想這個(gè)范例。新加坡分公司的經(jīng)理為了參加紐約一場長約3小時(shí)的會議,花在交通上的時(shí)間至少要40個(gè)小時(shí)。細(xì)節(jié)如下方表列:
項(xiàng)目 |
預(yù)估花費(fèi)時(shí)間 |
總計(jì) |
40 小時(shí) |
開車至機(jī)場 |
1 小時(shí) |
登機(jī)處報(bào)到 |
1 小時(shí) |
等待登機(jī) |
1 小時(shí) |
去程班機(jī)直飛紐約 |
1 小時(shí) |
領(lǐng)取行李 |
0.5 小時(shí) |
搭車至飯店 |
1 小時(shí) |
搭車至開會地點(diǎn) |
0.5 小時(shí) |
會議 |
3 小時(shí) |
搭車至機(jī)場 |
1 小時(shí) |
登機(jī)處報(bào)到 |
1 小時(shí) |
等待登機(jī) |
1 小時(shí) |
回程班機(jī)直飛新加坡 |
14 小時(shí) |
開車回公司 |
1 小時(shí) |
從表格中可看出,為了一場3小時(shí)的會議,至少有37小時(shí)被白白浪費(fèi)掉。一旦遇到緊急狀況,甚至可能對公司造成難以挽回的損失。
透過視訊設(shè)備,就能召開無遠(yuǎn)弗屆的實(shí)時(shí)會議,能在數(shù)分鐘內(nèi)集結(jié)所有重要決策者,針對緊急狀況,迅速找出解決方案,搶先在其他競爭對手之前,掌握市場脈動(dòng),因應(yīng)大環(huán)境的變化,并在決策確定后立即行動(dòng),省下相關(guān)人員再旅行回到工作地點(diǎn)、部署分工的時(shí)間。
不只如此,視頻會議還能為企業(yè)免去員工大量而冗長、無所事事的飛行時(shí)間,挪作更有效率的工作,或可充分休息,儲備戰(zhàn)力。之后你會發(fā)現(xiàn),過去視為無可避免必須投資的時(shí)間,是多么可怕的浪費(fèi)!
提高工作效率
研究顯示,肢體語言在一般對話中傳遞高達(dá)60%的訊息,包含信賴、尊重、關(guān)心等,若使用電話或電子郵件聯(lián)系,多數(shù)細(xì)微的信息無法被忠實(shí)傳達(dá)、甚至遭誤解,也因此必須花費(fèi)更多時(shí)間與力氣,溝通、解釋復(fù)雜的議題。但視頻會議能傳遞商務(wù)會議中成員的表情動(dòng)作,增進(jìn)溝通效率;高畫質(zhì)的影像、敏銳的音頻偵測,宛如面對面溝通,建立互信、避免誤會。從此,你不必再忍受毫無效率的電話或郵件討論,隨時(shí)隨地都能立即召開會議;更不會因?yàn)橹圮噭陬D帶來的疲憊感,影響思考,能時(shí)時(shí)保持清晰頭腦,充分討論,做出明確的決策。
廣納全球人才
視頻會議系統(tǒng)打破空間藩籬,更打破吸納優(yōu)秀人才的地域限制,解決企業(yè)人才荒的頭痛問題。透過經(jīng)濟(jì)、簡易、便利的視頻會議設(shè)備,你可以經(jīng)常和全球各地的員工面對面開會,營造無遠(yuǎn)弗屆的辦公環(huán)境,讓分布各地的異國員工,或派遣在偏遠(yuǎn)市場的本地員工,都能像同在一個(gè)辦公室般彼此熟悉,團(tuán)隊(duì)合作效率更勝以往。
保護(hù)地球
視頻會議是綠色產(chǎn)品。企業(yè)采用視頻會議,可大幅減少差旅中創(chuàng)造出來的炭足跡與能源消耗。只要一點(diǎn)小小改變,就能為減緩溫室效應(yīng)貢獻(xiàn)力量,拯救地球,更有助提升企業(yè)形象。